Seit 2004 bestehen strenge Anforderungen an steuerliche Belege. Aber selbst wenn die Inhalte stimmen, können Sie sich noch nicht sicher fühlen. Denn vor allem bei Online-Belegen ist das Finanzamt besonders kleinlich.

Der bloße Ausdruck des Kontoauszuges aus dem eigenen PC genügt nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Das Finanzamt verlangt vielmehr eine elektronische Speicherung auf maschinell verwertbarem Datenträger. Dabei ist sicherzustellen, dass die übermittelten Daten vor dem Speichern und nach einem Ausdruck nicht verändert werden können. Das sind allerdings Voraussetzungen, die herkömmliche Softwareprodukte zurzeit nicht erfüllen, weil sie keine programmgesteuerte Indexierung bei Eingang des Dokuments vorsehen.

Beim Online-Banking müssen Sie als Unternehmer von der Bank zusätzlich einen Auszug in Papierform anfordern. Dabei reicht es aus, wenn der Auszug einmal monatlich erstellt wird und die laufenden Buchungen über die Internet-Umsätze erfasst werden.

Aber auch Privatpersonen müssen bei Zinsabschlag und Kapitalertragsteuer auf der Papierform bestehen. Die Anrechnung der Beträge gelingt nur bei Vorlage einer Original-Steuerbescheinigung. Die von einigen Banken ausgestellten Dokumente als Pdf-Datei erkennt die Finanzverwaltung nicht an. Eine Rechnung im Dateianhang zur E-Mail erfüllt die Bedingungen selbst mit Schreibschutz nicht. Sie sollten daher stets zusätzlich eine Rechnung in Papierform verlangen und diesen Anspruch nicht vertraglich aufheben. Ausnahmen von dieser strikten Regel gibt es bei Fahrausweisen. Buchen Sie Bahn- oder Flugtickets online, muss anschließend lediglich die Bildschirmanzeige ausgedruckt und aufgewahrt werden. Erforderlich ist allerdings zusätzlich, dass mit der Internet-Buchung gleichzeitig auch die Zahlung nachgewiesen werden kann, etwa anhand eines Kontoauszugs.