Wenn sich bisher eine Betriebsprüfung angekündigt hatte, konnten Sie diese relativ ruhig über sich ergehen lassen. Dem Betriebsprüfer wurden die Unterlagen der letzten Jahre vorgelegt und er musste sich durch Berge von Akten wühlen. Dies dürfte bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung völlig anders werden. Denn bereits seit Januar 2002 können Ihre Daten vom Finanzamt auch digital geprüft werden. Der Betriebsprüfer kann sich z.B. Ihre Daten auf seinen Laptop einspielen und nach Herzenslust auswerten.
Für welche Daten gilt die elektronische Archivierungspflicht?
Mit der Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wurde für die Finanzverwaltung die Möglichkeit geschaffen, alle Daten des Unternehmens auch digital prüfen zu können.
Wie sind diese Daten nun zur Verfügung zu stellen?
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sieht drei Zugriffsmethoden vor, unter denen der Betriebsprüfer frei wählen kann.
1. unmittelbarer Datenzugriff:
Der Betriebsprüfer kann unmittelbar auf die von Ihrem Unternehmen zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen. Das heißt, der Betriebsprüfer setzt sich z.B. an Ihren Computer und nutzt Ihre Programme zur Auswertung der Daten.
2. mittelbarer Datenzugriff:
Der Betriebsprüfer gibt vor wie Sie die Daten für ihn auswerten und zur Verfügung stellen müssen.
3. Datenträgerüberlassung:
Der Prüfer kann die Überlassung der Daten auf maschinell verwertbaren Datenträger verlangen (CD-ROM, Diskette). Den Datenträger kann der Betriebsprüfer dann auf seinem eigenen Rechner mit den speziellen Programmen der Finanzverwaltung auswerten.
Gibt es Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten?
Werden dem Prüfer im Übrigen versehentlich Daten, die nicht steuerrelevant sind, überlassen, darf er diese dennoch auswerten. Stellen Sie daher durch eine geeignete EDV-Organisation und eine enge Be-schränkung der Zugriffsrechte sicher, dass der Prüfer auch nur Daten sieht, die er sehen darf.
Über welchen Zeitraum sind die digital vorhandenen Daten bereit zuhalten?
Es gelten die normalen 10-jährigen Aufbewahrungsfristen wie für alle steuerlichen Unterlagen.
Welche Sanktionsmöglichkeiten drohen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen nicht erfüllt?
Kommen Sie den Forderungen der Finanzbehörde zur Vorlage der Daten nicht nach, stellt dies eine Verletzung der steuerlichen Mitwirkungspflicht dar. Als Folge eines solchen Verstoßes besteht seitens der Finanzbehörde die Möglichkeit
So können wir Ihnen helfen!
Wir erstellen Ihre Finanz- und Lohn-buchhaltung und sichern damit die Archivierung dieser steuerrelevanten Daten im Rechenzentrum. Die Daten werden mindestens 10 Jahre abgespeichert und können für die Betriebsprüfung jederzeit lesbar gemacht werden.
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