Jede Betriebsprüfung muss rechtzeitig und schriftlich durch eine Prüfungsanordnung angemeldet werden. Die Steuerprüfer des Finanzamtes dürfen also nicht unangemeldet erscheinen.

Die Betriebsprüfung wird mit der Prüfungsanordnung mindestens 14 Tage vorher angekündigt.

Zwar kann der Steuerpflichtige oder sein Steuerberater eine Verlegung des Prüfungstermins beantragen, jedoch akzeptiert das Finanzamt nur wichtige Gründe, wie eine bereits gebuchte Urlaubsreise oder Fortbildungsveranstaltung, eine Erkrankung oder zu dem Termin anstehende Umbau- oder Renovierungsarbeiten.

In der Regel werden Ehegatten gemeinsam geprüft.

Immer häufiger wird in den Geschäfts- und Praxisräumen und immer seltener beim Steuerberater geprüft. Der Betriebsprüfer kann zusätzlich die betrieblichen Räume besichtigen und alle Mitarbeiter befragen.
Keinem Steuerpflichtigen kann unter diesen Maßgaben daran gelegen sein, dass die Betriebsprüfung in seinen betrieblichen Räumen stattfindet. Die Wenigsten verfügen über einen abgeschlossenen Büroarbeitsplatz, an dem der Prüfer ungestört arbeiten könnte.
Wir, als Ihr Steuerberater, können – obwohl gesetzlich nicht vorgesehen – um eine Prüfung in unseren Räumen ersuchen. Die Verlegung der Prüfung hätte für Sie den Vorteil, dass bei unklaren Sachverhalten zuerst wir gefragt werden.

Standardgemäß werden drei zusammenhängende Jahre geprüft. Eine Prüfung wird umso wahrscheinlicher, je unklarer dem zuständigen Sachbearbeiter beim Finanzamt die eingereichten Unterlagen erscheinen. Auch bei Steuerpflichtigen, deren Steuererklärungen keine Auffälligkeiten erkennen lassen, kann eine Betriebsprüfung, als Zufälligkeitsprüfung, angeordnet werden. Dies erklärt, warum einige Steuerpflichtige schon mehrmals, andere hingegen noch nie eine Betriebsprüfung hatten. Gelegentlich wird eine Betriebsprüfung zum Aufbau einer Richtsatzsammlung über Umsatz- und Gewinnentwicklung einer Branche angeordnet.

Gründe für eine Betriebsprüfung:

• Dessen ungeachtet gibt es einige Kriterien, die eine Prüfung wahrscheinlich werden lassen. Zum Beispiel:
• Auffälliges: In der überwiegenden Zahl der Fälle erfolgt eine Prüfung, weil der zuständige Sachbearbeiter der Veranlagungsstelle des Finanzamtes den Steuerpflichtigen zur Betriebsprüfung gemeldet hat, um Auffälligkeiten oder Besonderheiten nachzugehen.
• Schwankungen: Bei stark schwankenden Gewinnen. Denn die normale Gewinnsituation zeigt eher einen konstanten Verlauf.
• Die in der Steuererklärung deklarierten Einnahmen reichen nicht für den Lebensunterhalt. Das Finanzamt vermutet, dass der Steuerpflichtige einen Teil seines Lebensunterhaltes aus nicht versteuerten Einnahmen bestreitet.
• Auf den Konten des Steuerpflichtigen finden sich regelmäßige Einlagen, deren Herkunft unklar ist. Hier vermutet das Finanzamt, dass es sich um Zinsen von Konten handeln könnte, die bislang in der Steuererklärung nicht angegeben worden sind.
• Der Steuerpflichtige tätigt größere Geschäfte im Immobilienbereich.
• Das Finanzamt bezieht sich auf Kontrollmitteilungen, die möglicher Weise aus anderen Betriebsprüfungen stammen. Oder es liegen dem Finanzamt Rechnungen mit Klärungsbedarf vor.

Zudem gibt es den „Zeitungslesedienst“ beim Finanzamt. Dieser erstellt interne Mitteilungen über private Anzeigen. Bietet ein Steuerpflichtiger zum Beispiel privat seine Segelyacht oder sein Ferienhaus in einer Zeitung per Inserat an, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit dies vom Zeitungslesedienst des Finanzamtes erfasst und das zuständige Finanzamt per Kontrollmitteilung informiert.
Bei jeder Betriebs- oder Praxis-Veräußerung, -Aufgabe oder -Übertragung muss mit einer Prüfung gerechnet werden, da in diesem Fall oftmals die „letzte Chance“ des Finanzamtes liegt, überhaupt noch eine Betriebsprüfung anberaumen zu können.
Neu abgeschlossene Verträge mit Familienangehörigen wecken die Neugierde des Finanzamtes. Dabei ist unerheblich, ob es sich um Arbeits-, Darlehens-. Miet- oder Pachtverträge handelt.

Ein Prüfer pickt sich gerne die Rosinen heraus; also Prüfbereiche bei denen am ehesten mit Steuernachzahlungen zu rechnen ist. Als erstes haben die Prüfer durchaus erlaubte steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten im Visier. Mit einer Prüfung in folgenden Bereichen ist immer zu rechnen:

• der Abgrenzung privater und betrieblicher Ausgaben
• dem üblichen Eigenverbrauch, wie privat genutzter PKW oder Telefonrechnungen
• dem Arbeitszimmer und seiner Nutzung
• der periodengerechten Gewinnermittlung (Abschreibungen, Ansparrücklagen, Einnahmen- und Kostenverschiebungen)
• den Miet-, Darlehens- und Arbeitsverträgen mit nahen Angehörigen
• dem Grundstückserwerb, Nutzungsüberlassung und -änderungen.
• die Abrechnung von Reisekosten
• Belege für Bewirtung von Geschäftsfreunden
• Belege und Empfänger von Geschenken
• Lohn- und Materialrechnungen, falls zu dieser Zeit auch privat gebaut oder renoviert wurde
• Belege über Fachliteratur

Bei seinen Vorbereitungen auf die anstehende Betriebsprüfung informiert sich der Prüfer bei dem Bundesamt für Finanzen über erteilte Freistellungsaufträge des Steuerpflichtigen. Damit sind Plausibilitätsprüfungen leichter möglich. Auch Kontrollmitteilungen der Steuerfahndung aus deren Durchsuchung von Kreditinstituten kann der Prüfer im Gepäck haben.

Genau geprüft werden auch Steuerpflichtige, die Spekulationsverluste mit Wertpapieren angeben, um diese mit Spekulationsgewinnen zu verrechnen. Auf jeden Fall wird der Prüfer für Zeiten des Börsenbooms weitere Nachforschungen anstellen.

Aktuell schauen Prüfer auch bei Ferienhäusern im Ausland genauer hin. Hier wird generell vermutet, dass die Finanzierung mit unversteuerten Geldern erfolgt sein könnte oder aber der tatsächliche Kaufpreis höher war.

Schwarzgeldsünder haben im Vorfeld der Euro-Umstellung oft teuren Schmuck, Kunstgegenstände und Antiquitäten gekauft. Bei Barzahlung ist bei solchen Geschäften jedoch eine Registrierung der Kunden üblich. Ebenso ist davon auszugehen, dass die Betriebsprüfer dieser Branchen Kontrollmitteilungen erstellt haben.

Betroffene Steuerpflichtige sollten vor Beginn der Betriebsprüfung auf jeden Fall zuerst das Gespräch mit uns suchen: nur so kann – bevor das Kind in den Brunnen fällt – mittels Selbstanzeige oder strafbefreiender Nacherklärung das Schlimmste verhindert werden. Von voreiligem und eigenmächtigem Handeln ist jedoch dringend abzuraten.